В текущих условиях распространения COVID 19 и экономической неопределенности Компаниям следует смоделировать сценарии развития ситуации. Наиболее вероятный сценарий необходимо рассмотреть более детально, на основании него нужно сформировать антикризисный план, в рамках которого создать систему мер по обеспечению непрерывности процессов.
Антикризисный план следует анализировать на предмет выполнения не реже 2-х раз в неделю и при необходимости пересматривать.
Антикризисный план должен:
стать основным рабочим инструментом, который четко показывает, что сейчас происходит с бизнесом;
быть транслирован сотрудникам с дополнительным указанием на их роли, зафиксированные в этом плане (по отделам/персонально).
Что нужно предпринять:
Разработайте и утвердите команду координаторов с четко определенными ролями и зонами ответственности за подготовку антикризисного планирования.
Важно: в процесс планирования должен быть вовлечен широкий круг лиц — от владельцев бизнеса/бенефициаров до профильных департаментов, особо значимых в текущей ситуации (пример: отдел работы с персоналом, охрана труда, служба безопасности, профсоюзы — при наличии).
Определите:
- ключевые направления бизнеса, остановка деятельности которых может быть критична для Компании;
- ресурсы Компании, направленные на работу этих направлений (производственные мощности (основные активы), сотрудники, поставщики товаров/работ/услуг, субподрядчики, логистические цепочки, безопасность, система внутренних контролей);
- неприоритетные (наименее развитые/прибыльные) направления бизнеса. Рассмотрите возможность заморозить деятельность по ним до достижения благоприятного для развития периода.
Идентифицируйте ключевых клиентов и:
определите их текущий бизнес-статус и возможность продолжать деятельность дальше (вероятность банкротства/ухода с рынка);
изучите требования и потребности ключевых клиентов. Сделайте вывод: следует ли пересмотреть вашу бизнес-модель и механизмы, чтобы продолжать удовлетворять эти потребности.
Пример:
- изменение ассортимента клиента может потребовать изменения вашего ассортимента;
- увеличение объема заказов on-line, по почте.
- Включите в антикризисный план требования для непрерывной работы с ними и присвойте им высокую степень приоритета (с соответствующим распределением ресурсов);
- В случае, если ряд ключевых клиентов в перспективе уходит с рынка, включите в антикризисный план стрессовое реформирование маркетинговой стратегии и политики продаж (помимо фактора «цена реализации — затраты», в т.ч. рассмотрение возможности реализации продукта на смежном рынке, рынке продуктов-субститутов).
В данном случае необходимо параллельно рассмотреть п. 2 выше.
Обсудите с поставщиками товаров/субподрядчиками, есть ли у них антикризисный план по продолжению деятельности.
Зафиксируйте с ними, что ваша Компания — один из инструментов, который им в этом поможет.
Утвердите с ними план поставок: сроки, порядок оплаты, порядок приемки, гарантии, а также дополнительные действия, если поставщик/субподрядчик не сможет выполнять договорные обязательства.
Определите план подготовки дополнительного резерва сотрудников для выполнения ключевых задач.
Как часть плана — организация обучения/перепрофилирование (пример: сотрудники смежных департаментов, сотрудники на ГПХ, подрядчики).
Разработайте план «экстренной связи» и периодически его пересматривайте.
План «экстренной связи» должен фиксировать:
- ключевые контакты и клиентскую базу (с резервными копиями);
- цепочку коммуникаций (включая поставщиков, клиентов и сотрудников);
- процессы отслеживания и передачи информации о состоянии бизнеса и сотрудников.
Определите текущее состояние применяемых информационных технологий в Компании, а также их возможность поддерживать удаленную работу во всех аспектах: общение и документационное сопровождение клиентов/поставщиков/сотрудников.
Проведите оценку IT-систем (в т.ч. баз данных/справочников) на ряд основных факторов работы. В том числе:
- степень их использования;
- эффективность использования/степень сложности работы с ними;
- правила внедрения и поддержки;
- режим работы;
- меры по ограничению несанкционированного доступа;
- проверка целостности и непротиворечивости данных;
- возможность сохранения и восстановления данных.
Разработайте платформы (пример: специализированная программа, горячая линия, специализированный сайт) для передачи статуса и действий сотрудникам, поставщикам и клиентам.
Установите полномочия и способы передачи бизнес-знаний ключевым сотрудникам.
Это включает в себя в т.ч. выдвижение заместителей ключевых сотрудников заранее (в случае их отсутствия).
В случае удаленной работы (работы из дома) и бизнес-необходимости работы Компании 24/7 или иного длительного графика разработайте политику смен/этапов.
Включите в карту взаимозаменяемости сотрудников.
Определите сотрудников с особыми требованиями и условиями работы (сотрудники с маленькими детьми, сотрудницы в декрете, возрастные сотрудники, физические ограничения и хронические заболевания, проч.).
Включите требования и возможности таких лиц в план и оцените вероятность их замещения в бизнес-процессе в случае непредвиденных ситуаций.
Разработайте политику по больничным, включая действия в отношении:
- когда ранее больной человек может вернуться к работе после болезни;
- кто может его заменить на случай болезни (карта взаимозаменяемости сотрудников);
- если человек во время болезни чувствует себя удовлетворительно и может работать удаленно — систему вознаграждений в данном случае.
При необходимости согласуйте ее с профсоюзами и другими профессиональными представительными органами.
Для планирования статей расходов и движения денежных средств предусмотрите многократное увеличение расходов на добровольное медицинское страхование и социальные выплаты для покрытия больничных листов сотрудников.
Убедитесь, что у вас есть актуальные контактные данные сотрудников:
- текущий статус сотрудников (работает в офисе/работает удаленно/на больничном);
- если работает удаленно, где находится территориально (дом/дача/родственники/прочее);
- телефонный номер;
- электронная почта (корпоративная, личная);
- контактная информация ближайших родственников.
Отслеживайте ежедневно информацию о пандемии в вашем регионе.
Для получения информации о развитии ситуации с распространением COVID 19 вы можете воспользоваться следующими ресурсами:
